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搭建公司知识库,关注着几点就够用了

原创

2024/02/06 16:34:02

来源:天润融通

作者:Tian

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本文摘要

我们常说,知识管理就是让组织知识资产流动起来,在一个地方沉淀下来。怎样沉淀和利用这种知识是一个值得研究与讨论的话题。知识管理不是简单地存档公司积累的文档和材料,更重要的是创建共享、运用、共享和再利用的文化。

在信息爆炸的今天,知识的价值与日俱增。但是很多企业却没有为知识管理做好足够的准备。

我们常说,知识管理就是让组织知识资产流动起来,在一个地方沉淀下来。怎样沉淀和利用这种知识是一个值得研究与讨论的话题。知识管理不是简单地存档公司积累的文档和材料,更重要的是创建共享、运用、共享和再利用的文化。

搭建公司知识库

目前在公司内部构建知识库主要关注以下几点:

建立知识库的目的

1、对已有的知识进行挖掘,并在公司内部实现共享,提升知识利用率,并使员工能够随时随地地获取所需要的知识;

2、根据已有的知识,不断更新产品或服务,提升企业的市场竞争力;

3、利用外部信息、内部经验来完善产品或服务,使其更加贴近市场,满足客户需求;

4、充足利用积累的经验,协助员工更快地达到目标,并相应塑造员工能力;

5、提升团队之间的交流与合作。企业之间的竞争实质上是企业文化良性竞争。文化出色的公司会获得市场机遇,在激烈的竞争中站稳脚跟。出色的文化是由员工携手共创的。建立企业知识库是公司造就优秀文化的过程。

搭建知识库的关键要素

1、用户参与:员工参加激励机制是构建知识库的动力。公司应建立完善用户参与制度,激励员工积极表达意见,成为一种习惯。

2、知识共享:建立公司知识库的最终目的是方便员工获得知识,提高效率。因而,员工应掌握知识库效果,并积极参与其中。员工的共享行为是公司对管理结论的肯定。

3、文档管理:梳理目前文档,形成文档目录,分组管理,便捷员工搜索应用。培训新员工,把握公司知识库构造,和同事分享内容。针对关键材料,还应设置专门的“文档目录”,便捷查询。

知识库的运行方式

1、内容发布:内容的发布包括公司内部和外部两种。

内部发布:由公司各部门、各业务部门的员工将需要共享的文件或资料,通过内部网络进行上传。外部发布:主要是针对企业客户和潜在客户进行,在互联网上将需要共享的文件或资料以文本文件或图片形式上传到公司的内网。

2、检索:公司内部员工可以通过多种检索方式来查找所需内容。

3、共享:员工能通过共享页面共享收集的文件或材料,还可以帮助别的员工。

管理与维护

公司知识库建立后,进一步管理和维护知识库。系统需要维护和更新内容,以保证各种资料的时效性。

内容管理:负责知识收集、整理、分类、审核和发布等环节,检查内容是否准确、完整,是否有利于企业业务开展,检查时需要严格遵守企业内部保密和隐私规定。

权限管理:管理不同用户角色访问控制和权限分配。根据员工职位和职责设置不同的访问权限。

版本控制:记录知识版本的变更历史,以便追踪和回溯,实现不同版本知识一致和兼容性。

备份与恢复:定期数据备份,制定数据恢复策略与流程,应对数据丢失或损坏的情况。

更新与维护:内容更新、修改和完善,定期审查和更新,监测运行状况,及时解决故障和问题。

总结

企业想要搭建知识库是一个比较复杂的过程,要有全面的知识管理策略,在搭建之前,确定企业内部管理需求,选择适合企业的管理工具和方法,才能够建立一个可持续发展的知识库体系。

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